چگونه ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید؟
برای هر رویداد غیرمنتظره در کسب وکار خود آماده شوید
برای پیاده‌سازی موفق پروژه‌ها لازم است به‌خوبی ریسک‌ها را مدیریت کنید. این ابزار چهارچوبی برای اولویت‌بندی سریع و مؤثر ریسک‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد.
مدیریت ریسک در سازمان‌های امروزی امری بسیار مهم است. شرکت‌ها به‌طور روزافزون انجام پروژه‌های پیچیده و مبهم را تقبل می‌کنند و برای آنها ضروری است که این پروژه‌ها در فضایی غیرمطمئن و اغلب با ریسک بالا، با موفقیت اجرا شوند.
شما به عنوان مدیری مسئول لازم است از این ریسک‌ها آگاه باشید. آیا این امر بدان معناست که باید به تک‌تک ریسکهای احتمالی در سر راه پروژه خود فکر کنید و با آنها جداجدا مواجه شوید؟ این کار تقریبا ناممکن است و در اکثر موارد بسیار گران تمام خواهد شد و وقت و منابع زیادی احتیاج خواهد داشت.
به‌جای این کار، لازم است ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید. اگر به نحو مؤثر این کار را انجام دهید، می‌توانید بیشتر وقت و اقدامات خود را متوجه مهم‌ترین ریسک‌ها بکنید.
نمودار تأثیر-احتمال ریسک، چارچوبی سودمند در اختیار شما قرار می‌دهد که از طریق آن می‌توانید تصمیم بگیرید کدام ریسک نیازمند توجه بیشتر و صرف منابع و وقت بیشتر است.
چگونه از این ابزار استفاده کنید؟
نمودار تأثیر-احتمال ریسک بر این اصل بنا شده است که هر ریسک دو جنبه اصلی دارد:
-
احتمال
هر ریسک رویدادی است که «ممکن است» رخ بدهد. احتمال اینکه هر ریسک رخ بدهد بین صفر تا ۱۰۰ درصد است.
توجه: ممکن نیست احتمال یک ریسک ۱۰۰ درصد باشد، زیرا دیگر نمی‌توان از احتمال آن صحبت کرد و به امری حتمی تبدیل می‌شود و دیگر یک ریسک نیست. همچنین ممکن نیست احتمال آن صفر درصد باشد زیرا در این صورت نیز ریسکی در کار نیست.
-
تأثیر
هر ریسک ذاتاً همیشه تأثیری منفی دارد. با این حال اندازه این تأثیر منفی براساس هزینه و اثری که بر سلامتی، زندگی افراد و دیگر عوامل مهم می‌گذارد متفاوت است.
این نمودار شما را قادر می‌سازد ریسک های احتمالی را بر اساس این دو جنبه ارزیابی کنید. احتمال اینکه ریسکی در آینده به حقیقت بپیوندند در یکی از محورهای نمودار نشان داده می‌شود و تأثیر آن ریسک در صورت به وقوع پیوستن در محور دیگر.
از این دو اندازه استفاده کنید تا هر ریسک را روی نمودار رسم کنید. این کار به شما امکان می‌دهد به‌سادگی از روی نمودار تشخیص دهید که اولویت هر یک از ریسکهای شما چقدر است. سپس می‌توانید تصمیم بگیرید باید برای مدیریت هر یک از آنها کدام منابع خود را اختصاص دهید.
نمونه اولیه نمودار تأثر-احتمال در شکل زیر نشان داده شده است.
چهار گوشه این نمودار این ویژگی‌ها را دارند:
- تأثیر کم – احتمال کم
ریسکهای واقع در گوشه پایین سمت چپ نمودار کم‌خطر هستند و می‌توانید در اغلب موارد آنها را نادیده بگیرید.
- تأثیر کم – احتمال زیاد
ریسکهای واقع در گوشه بالا سمت چپ نمودار از اهمیت نسبی برخوردارند. اگر این ریسک‌ها به واقعیت بپیوندند، می‌توانید خود را تطبیق دهید و از آنها عبور کنید. با این حال لازم است سعی کنید احتمال وقوع آنها را کاهش دهید.
- تأثیر زیاد – احتمال کم
ریسکهای واقع در گوشه پایین سمت راست نمودار اگر رخ بدهند، از اهمیت زیادی برخوردار هستند ولی احتمال رخ دادن آنها اندک است. با این حال برای این ریسک‌ها باید هر کاری می‌توانید انجام دهید تا تأثیری را که در صورت وقوع می‌گذارند کاهش دهید. لازم است طرح پشتیبانی داشته باشید تا بدانید در صورت رخ دادن این نوع ریسک‌ها چه کار باید بکنید.
- تأثیر زیاد – احتمال زیاد
ریسک‌هایی که به سمت گوشه بالا سمت راست هستند بسیار حساس و اساسی هستند. پرداختن به این ریسک‌ها باید اولویت نخست شما باشد و توجه ویژه خود را به آنها معطوف کنید.
نکته نخست
ممکن است به این بیندیشید که می‌توان این نمودار را به یک ماتریس دو دویی تبدیل کرد. اما مشکل هنگامی پیش می‌آید که به تقسیمات یک‌چهارم ماتریکس می‌رسید. مثلا آیا باید احتمال ۴۹ درصدی یک ریسک را نادیده بگیرید که موجب ۴۹ درصد از حداکثر ضرر ممکن می‌شود؟ و در این مثال چرا باید بیشترین توجه خود را معطوف ریسکی بکنید که احتمال ۵۱ درصدی رخ دادن آن همراه با ۵۱ درصد از حداکثر ضرر ممکن وجود دارد؟
نکته دوم
در برخی صنایع و مشاغل لازم است توجه بسیاری به ریسک‌هایی بکنید که احتمال پایینی دارند، اگر آن ریسک مثلا با احتمال صدمه جسمی یا مرگ افراد همراه باشد. حتما به این نوع ریسک‌ها توجه کافی را مبذول بدارید.
برای استفاده از نمودار تأثیر-احتمال ریسک، این تصویر را دانلود کنید یا روی کاغذ بکشید و سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
- همه ریسک‌هایی را که ممکن است پروژه شما با آنها مواجه شود فهرست کنید. تلاش کنید تا جایی که می‌توانید فهرست شما جامع و فراگیر باشد.
- احتمال وقوع هر ریسک را برآورد کنید و برای آن رتبه‌‌ای اختصاص بدهید. برای مثال، می‌توانید به هر ریسک یک عدد بین ۱ تا ۱۰ اختصاص بدهید. وقتی ریسکی احتمال وقوعش بسیار بسیار اندک باشد به آن عدد ۱ اختصاص بدهید و اگر احتمال وقوع آن بسیار بسیار زیاد است، به آن عدد ۱۰ اختصاص بدهید.
- تأثیر وقوع هر ریسک را بر پروژه خود برآورد کنید. این کار را برای همه ریسک‌ها انجام بدهید. از همان مقیاس ۱ تا ۱۰ استفاده کنید و ۱ را برای تأثیر بسیار اندک و ۱۰ را برای تأثیر زیاد و فاجعه‌آمیز اختصاص دهید.
- رتبه‌ها را به نمودار تأثیر-احتمال منتقل کنید.
- برای هر ریسک براساس جایگاهش در نمودار، تدبیری بیندیشید. به یاد داشته باشید ریسک‌هایی که در گوشه پایین سمت چپ قرار دارند قابل چشم‌پوشی هستند ولی آنهایی که در گوشه بالا سمت راست هستند نیازمند توجه و صرف وقت بسیار هستند.
برای مطالعه بیشتر در مورد تهیه برنامه مؤثر تدبیر ریسک‌ها مقاله مدیریت ریسک و مقاله تحلیل ریسک را بخوانید.
نکات کلیدی
برای پیاده‌سازی هر پروژه، لازم است ریسکهای متوسط و پرخطر را شناسایی کرده و بر آنها تمرکز کنید وگرنه این خطر وجود دارد که تمام زحمات شما به هدر برود یا منابع خود را صرف مدیریت غیرمفید و نادرست ریسکهای کم‌خطر بکنید.
با نمودار تأثیر-احتمال ریسک می‌توانید هر ریسک را روی نمودار ببینید و موقیعت آن در نمودار اولویت آن را تعیین خواهد کرد. ریسکهای با احتمال زیاد و تأثیر زیاد از همه مهم‌تر و حساس‌تر هستند و باید بیشترین تلاش خود را برای مدیریت آنها انجام دهید.
ریسکهای با احتمال کم و تأثیر زیاد و همچنین ریسکهای با احتمال زیاد و تأثیر کم اولویت بعدی شما خواهند بود. اما لازم است برای مدیریت هر یک از آنها استراتژی متفاوتی در پیش بگیرید.
ریسکهای با احتمال کم و تأثیر کم را می‌توانید نادیده بگیرید.
برگرفته از MindTools
واژه‌نامه
Contingency Planning
طرح پشتیبان
طرحی که برای به دست آوردن نتیجه‌ای غیر از نتیجه معمول و مورد انتظار از پروژه ریخته می‌شود. طرح پشتیبان برای مدیریت ریسک مورد استفاده قرار می‌گیرد هنگامی که ریسکی غیرقابل پیش‌بینی و غیرمحتمل نتیجه فاجعه‌بار و بسیار بدی به جا می‌گذارد.
