مدیریت جلسه گره‌گشایی گروهی برای حل مشکلات سازمان
برای استفاده مؤثر از جلسات طوان فکری، افراد مختلف از رشته‌های گوناگون با مهارت‌های متنوع را به جلسه دعوت کنید و به همه فرصت مشارکت یکسان بدهید
سال‌هاست که اعضای گروه‌های کاری برای تولید ایده‌های جدید و یافتن راهکارهای خلاقانه برای حل مشکلات از روش گره‌گشایی گروهی یا طوفان فکری استفاده می‌کنند. برای شناخت بیشتر این روش، مقاله گره‌گشایی گروهی را بخوانید. با وجود سابقه بسیار این تکنیک، لازم است که روش درست این کار را بدانید تا آن را به روشی مؤثر در حل مشکلات سازمان خود تبدیل کنید.
در این مقاله نگاهی می‌اندازیم به اینکه چگونه باید از روش طوفان فکری درست استفاده کنیم تا بیشترین نتیجه ممکن را بگیریم.
اغلب بهترین نتیجه از طوفان فکری با گروه‌بندی افراد و وادار کردن آنها به کار گروهی حاصل می‌شود. همچنین برای این کار باید جلسات را براساس قوانین زیر مدیریت کنید. با این کار می‌توانید افراد را وادار کنید بر مشکل مورد نظر تمرکز کنند بدون اینکه چیزی حواس‌شان را پرت کند. در نتیجه بیشترین تعداد ایده‌های ممکن تولید خواهند شد و شما احساس خواهید کرد در جریان یک جلسه طوفان فکری گروهی که به‌خوبی هدایت می‌شود، روحیه تیمی به‌نحوی بی‌نظیر و عالی بین اعضا ایجاد شده است.
برای مدیریت جلسه گره‌گشایی گروهی به نحو مؤثر گام‌های زیر را دنبال کنید:
گام نخست: گروه را آماده کنید
نخست محیطی آرام برای جلسه فراهم بیاورید. اتاق جلسه باید نور خوبی داشته باشد و ابزارهای مورد نیاز، منابع و خوراکی‌های لازم برای رفع خستگی در آن موجود باشد.
اعضای تیم شما به منظور یافتن راه حل برای یک مشکل، چقدر لازم است که از پیش اطلاعات جمع‌آوری بکنند؟ به یاد داشته باشید که آماده شدن مرحله مهمی است اما نباید بیش از حد ذهن خود را با اطلاعات مختلف پر بکنند زیرا این کار ممکن است طبیعت آزاد و بداهه جلسات طوفان فکری را محدود کند یا حتی از بین ببرد.
فکر کنید که چه کسانی لازم است در جلسه حضور داشته باشند. اگر همه حاضران ذهنی شبیه به هم داشته باشند، قطعا تعداد ایده‌های خلاقانه کمتر از وقتی خواهد بود که افراد ذهنیت‌های مختلف دارند. پس افراد مختلف از رشته‌های گوناگون با مهارت‌های متنوع را به جلسه دعوت کنید. لازم است در جلسه شما افرادی حضور داشته باشند که شیوه‌های اندیشیدن متنوع و مختلف دارند.
وقتی همه افراد جمع شدند، یک نفر را مأمور کنید که ایده‌های مطرح شده در جلسه را یادداشت کند. لازم نیست که حتما این فرد مدیر تیم باشد زیرا کار دشواری است که ایده‌ها را ثبت کنید و همزمان در بحث شرکت کنید. ایده‌های مطرح‌شده را روی تخته یا تابلو یا جایی قرار دهید که همه حاضرین جلسه آنها را ببینند. می‌توانید برای این کار از رایانه و دستگاه پروجکشن نیز استفاده کنید.
اگر افراد حاضر در جلسه پیشتر همکار نبوده‌اند، بد نیست که روشی برای گرم کردن بحث و باز کردن سر صحبت در پیش بگیرید.
گام دوم: مطرح کردن مشکل
مشکلی را که لازم است حل شود، به‌روشنی مطرح کنید و تمام معیارهای مورد نظر خود را برای راه حل پیشنهادی به اعضای تیم بگویید. برای آنها روشن کنید هدف شما این است که در این جلسه تا جایی که ممکن است ایده‌های بیشتری برای حل آن مشکل تولید کنید.
در آغاز جلسه به اعضای تیم خود چند دقیقه وقت بدهید تا هر کدام ایده‌های خود را یادداشت کنند. سپس از آنها بخواهید هر یک ایده‌های خود را مطرح کنند و به همه فرصت مساوی و عادلانه برای مشارکت بدهید.
گام سوم: هدایت بحث
وقتی هر کس ایده‌های خود را مطرح کرد، بحث را به صورت گروهی آغاز کنید تا ایده‌های مطرح‌شده را بسط دهید و با این کار ایده‌های جدید بسازید. استفاده از ایده‌های افراد برای ساختن ایده‌های جدید یکی از ارزشمندترین جنبه‌های فرایند طوفان فکری گروهی است.
همه افراد را تشویق کنید که در بسط ایده‌ها شرکت کنند، حتی ساکت‌ترین افراد را، و هشدار دهید که کسی حق ندارد ایده‌ای را نقد کند.
شما نیز به عنوان رهبر گروه اگر ایده‌ای دارید باید آن را مطرح کنید، اما لازم است وقت و انرژی خود را صرف حمایت از اعضای تیم و هدایت بحث بکنید. در هر بازه زمانی تنها بر یک بحث تمرکز کنید و اگر بحث به حاشیه کشیده شد مسیر صحبت‌ها را دوباره به موضوع اصلی بازگردانید.
اگرچه لازم است به‌دقت مسیر بحث‌ها را مدیریت کنید، باید اجازه دهید افراد در جریان گره‌گشایی گروهی اوقات خوشی را بگذارند. از خلاقیت استقبال کنید و اعضای تیم را تشویق کنید که تا جایی که می‌توانند ایده‌های بیشتری مطرح کنند، صرف‌نظر از اینکه ایده‌ها عملی هستند یا خیر. می‌توانید از تجربه‌های جدید کمک بگیرید و ذهن افراد را تحریک کنید تا به ایده‌های جدید غیرمنتظره برسند.
از یک خط فکری در تمام طول جلسه پیروی نکنید. سعی کنید ایده‌های خوب و متنوع زیادی تولید کنید و ایده‌های هر فرد را با جزئیات مورد بررسی قرار دهید. اگر یکی از اعضا می‌خواهد اندکی از بحث کناره بگیرد تا به‌تنهایی در مورد ایده خود بیندیشید، آزادی و امکان این کار را به او بدهید.
همچنین اگر جلسه به طول انجامید، چند وقفه کوتاه در آن بگذارید تا افراد بتوانند به بحث و تمرکز کردن روی ایده‌های جدید ادامه دهند.
ادامه طوفان فکری بعد از جلسه
اگر در طول جلسه به اندازه کافی ایده‌های مفید تولید نشد، روش‌های زیر را به کار بگیرید تا ایده‌های بیشتری تولید شود:
- تکنیک نردبان متحرک: در این تکنیک افراد ساکت‌تر را وادار به مشارکت بیشتری می‌کنید به این ترتیب که هر فرد را جداگانه به بقیه معرفی می‌کنید و اجازه می‌دهید صحبت کند.
- تکنیک طوفان فکری نوشتاری: در این تکنیک با نوشتن ایده‌های هر فرد روی کاغذ و سپس بررسی و بسط ایده‌های نوشته‌شده، می‌توانید باز هم به ایده‌های جدیدتر و بهتری دست یابید.
- تکنیک طوفان فکری آنلاین: روشی الکترونیکی برای طوفان فکری است که از اطلاعات ثبت‌شده در یک سرور مرکزی یا فضای ابری برای گره‌گشایی گروهی استفاده می‌کند.
- رویکرد نوشتاری «لغزش کرافورد»: می‌توانید با استفاده از این روش ایده‌های بسیاری از همه حاضرین در جلسه بگیرید و همچنین میزان مقبولیت هر ایده را در جمع ارزیابی کنید.
روش‌های زیر نیز در برخی مواقع خاص می‌توانند مفید باشند:
- طوفان فکری معکوس: از این روش برای توسعه و بهبود یک محصول یا خدمات خاص استفاده می‌شود.
- طوفان پرسش‌ها: روشی است که از طریق آن می‌توانید به‌جای مطرح کردن ایده برای پاسخ به سؤالاتی که پیشاپیش در ذهن دارید، سؤالات درستی بپرسید که شما را در ارزیابی راه حل پیشنهادی کمک می‌کنند.
- روش چارت: با استفاده از این روش می‌توانید یک جلسه گره‌گشایی گروهی را با تعداد بسیار زیاد حاضرین مدیریت کنید و به نتیجه برسانید. (روش مرسوم گره‌گشایی گروهی وقتی که تعداد افراد بیش از ده یا بیست نفر بشود، عملا بی‌نتیجه خواهد ماند.)
- طوفان فکری نوبتی: با استفاده از این روش می‌توانید هر کس را در بحث و مطرح کردن ایده سهیم کنید بدون اینکه از نظر دیگران متأثر شود.
- گره‌گشایی نقش‌آفرینی: این روش افراد گروه را تشویق می‌کند که در حین جلسه طوفان فکری، هویت شخص دیگری را بپذیرند و درنتیجه موانع ذهنی خود را کاهش دهند.
گام بعدی: اقدام کنید
وقتی که روند طوفان فکری فردی یا گروهی شما به پایان رسید، شما تعداد بسیار زیادی ایده جدید خواهید داشت. ممکن است دسته‌بندی و انتخاب بهترین ایده از میان آنها کار دشواری به نظر برسد ولی تحلیل راه‌حل‌های پیشنهادی گام مهمی برای اثربخشی طوفان فکری است. برای این کار نیز ابزارهای زیادی وجود دارد.
می‌توانید از تکنیک «نمودار وابستگی» برای دسته‌بندی ایده‌ها و یافتن درونمایه مشترک آنها استفاده کنید. همچنین روش‌هایی وجود دارد که از طریق آنها می‌توانید بین گزینه‌های مختلف، بهترین را انتخاب کنید یا ایده‌ها را از زوایای دید جدید ببینید یا به صورت گروهی در مورد بهترین ایده پیشنهاد‌شده تصمیم بگیرید.
نکات کلیدی
برای مدیریت جلسه گره‌گشایی گروهی به نحو مؤثر، نخست گروه خود را آماده کنید. افراد مختلف از رشته‌های گوناگون با مهارت‌های متنوع را به جلسه دعوت کنید. به همه فرصت مشارکت یکسان بدهید. استفاده از ایده‌های افراد برای ساختن ایده‌های جدید یکی از ارزشمندترین جنبه‌های فرایند طوفان فکری گروهی است.
از خلاقیت استقبال کنید و اعضای تیم را تشویق کنید که تا جایی که می‌توانند ایده‌های بیشتری مطرح کنند. همچنین تحلیل راه‌حل‌های پیشنهادی گام مهمی برای اثربخشی طوفان فکری است.
برگرفته از MindTools
واژه‌نامه
Brainwriting
طوفان فکری نوشتاری
تکنیک مشابه گره‌گشایی گروهی در جلسات حل مشکل است و شیوه‌های گوناگونی دارد ولی کلیت آن این است که افراد هر یک ایده‌های خود را روی کاغذ می‌نویسند و به دیگری می‌دهند تا او ایده‌های آنها را ادامه دهد یا تکمیل کند.
Brain-netting
طوفان فکری آنلاین
روشی الکترونیکی برای طوفان فکری است که از اطلاعات ثبت‌شده در یک سرور مرکزی یا فضای ابری برای گره‌گشایی گروهی استفاده می‌کند.
Rolestorming
گره‌گشایی نقش‌آفرینی
روش تکامل‌یافته گره‌گشایی گروهی که در آن شما هویت شخص دیگری را برای خود برمی‌گزینید و در جریان بحث و مطرح کرده ایده خود را به جای او می‌گذارید. این روش نخستین بار در سال ۱۹۸۵ توسط گریگز مطرح شد. با این روش می‌توان به مشکلات و راه حل‌ها از زاویه دید جدید نگریست.
