مدیریت هدفمحور؛ پنجره‌ای به روی استراتژی سازمانی
وقتی چرخه مدیریت هدفمحور را به پایان برسانید، سیستمی قدرتمند خواهید داشت که کارکنان شما را مورد حمایت قرار می‌دهد، برای آنها ارزش قائل شده و موجب تشویق آنها برای دستیابی به عملکرد بهتر می‌شود.
امروزه همه کارکنان سازمان از این امر باخبر هستند که چگونه فعالیت‌های روزانه آنها در رسیدن به اهداف مشترک نقش ایفا می‌کنند. اما این نوع از مدیریت همیشه وجود نداشته است. این رویکردی است که به آن مدیریت هدفمحور می‌گویند، یعنی سیستمی که به دنبال همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمان است.
روش مدیریت هدفمحور در سطح تیمی را می‌توان در بسیاری از تکنیک‌های کلیدی مورد نیاز برای مدیریت مؤثر تیم پیدا کرد، از جمله در توجیه تیم، هدف‌گذاری، ارزیابی عملکرد، محول کردن کارها و بازخورد دادن.
در سطح فردی همه ما می‌خواهیم که کار ما هدفمند و معنادار باشد و مدیریت هدفمحور ارتباطی روشن بین تلاش‌های فردی و مأموریت سازمان برقرار می‌کند و این نکته برای احساس هدفمندی ما بسیار مفید است. در مقاله مدیریت هدفمحور با مزایا و معایب این ابزار بیشتر آشنا شوید.
چگونه از ابزار مدیریت هدفمحور استفاده کنید؟
دروکر یک فرایند ششمرحلهای برای مدیریت هدفمحور طراحی کرده است که هر مرحله آن را باید برای تمام سیستم به کار بگیرید تا مؤثر واقع شود.
فرایند ششمرحلهای مدیریت هدفمحور
-
تعیین اهداف سازمانی
-
ارائه اهداف سازمانی به کارکنان
-
تشویق کارکنان به مشارکت در هدف‌گذاری
-
بررسی و ارزیابی فرآیند
-
ارزیابی کارایی و پاداش دادن
-
تکرار چرخه
در مرحله ششم شما دوباره به مرحله نخست بر می‌گردید که تعیین اهداف سازمانی است.
برای استفاده از مدیریت هدفمحور در تیم خود گام‌های زیر را دنبال کنید:
گام نخست: اهداف سازمانی را تعیین یا بازنگری کنید
مدیریت هدفمحور با تعریف دقیق اهداف استراتژیک سازمانی آغاز می‌شود که به‌صورت مختصر و قابل فهم در بیانیه مأموریت و چشم‌انداز سازمان آمده‌اند. این بیانیه‌ها باید دربردارنده اهداف مشخصی باشند. اهداف مبهم مانند «افزایش رضایت مشتریان» ممکن است برای اعضای تیم شما معنای چندانی نداشته باشند و ممکن است سنجش این اهداف نیز دشوار باشد.
هدفی بهتر این است که «کاهش شکایات مشتریان تا ۹۰درصد». این هدف هیجان‌انگیز است زیرا چالش‌برانگیز است و اندازه‌گیری و سنجش آن بسیار ساده‌‌تر است. به یاد داشته باشید اگر سازمان شما درباره اینکه باید به کدام سو برود رویکرد روشنی ندارد، هیچ کدام از افرادی که در آن کار می‌کنند نیز نمی‌توانند رویکرد روشنی داشته باشند.
گام دوم: انتقال اهداف به کارکنان
برای پشتیبانی از مأموریت سازمان، لازم است سازمان اهداف و مقاصد روشنی برای هر واحد تجاری، بخش، تیم و هر کارمند تعیین کند. این اهداف از سطح بالایی به سطح پایینی منتقل می‌شوند. برای اینکه تعیین مقاصد و هدف‌گذاری براساس مدل مدیریت هدفمحور مؤثر‌‌تر باشد، از مدل اسمارت (SMART) که مخفف تعیین اهداف روشن و قابل دستیابی است استفاده کنید.
اهداف اسمارت باید ویژه، قابل اندازه‌گیری، مورد توافق، واقع‌بینانه و زمان‌دار باشند. توجه کنید که حرف A در اسمارت در یک کار تیمی به معنای «مورد توافق همگان» است. وقتی ابزار اسمارت را در سطح فردی مورد استفاده قرار می‌دهید، «قابل دستیابی» معنای بهتری برای این حرف است، اما در مدیریت هدفمحور توافق بر سر اهداف بسیار مهم است.
کافی نیست که اهداف و مقاصد را در سطوح بالایی سازمان تعیین کنید و سپس به سطوح پایین‌‌تر منتقل کنید. اهداف باید از طریق توافق‌های متعدد و پشت سر هم به سطوح پایینی سازمان منتقل شوند. زیرا در کل اهدافی که افراد می‌توانند به آنها دست یابند، آنهایی هستند که همه بر سر آنها توافق دارند. تحلیل ویموست (VMOST) می‌تواند به شما کمک کند ببینید اهداف و اقداماتی که تعریف می‌کنید هم‌راستا با چشم‌انداز سازمان هستند یا خیر.
مقاصد و معیارهای روشن برای عملکرد سازمان در دستیابی به هر یک از اهداف تعیین کنید. این معیارها را می‌توانید برای ارزیابی و سنجش فرایند در تمام سازمان مورد استفاده قرار دهید. همچنین این معیارها برای گفتگو درباره نتایج و ارزیابی شایستگی اهدافی که تعیین می‌کنید نیز مفید هستند.
گام سوم: تشویق به مشارکت در هدف‌گذاری
اعضای تیم لازم است درک کنند که چگونه اهداف و ارزش‌های شخصی آنها با اهداف سازمان همخوان و همسو هستند. این کار هنگامی موفقیت‌آمیز خواهد بود که شما در هر سطح سازمانی، اهداف و مقاصد را با دیگران به اشتراک بگذارید و در مورد آنها صحبت کنید تا هر کس بتواند بفهمد چرا باید این کارها را انجام دهد.
با جلسات خصوصی و یک به یک با اعضای تیم خود آغاز کنید. در مورد اهداف حرفهای و شخصی آنها صحبت کرده و سعی کنید به آنها کمک کنید پنج ارزش اصلی خود را شناسایی کنند. از این بحث برای راهنمایی آنها به سمت نوشتن بیانیه مأموریت شخصی استفاده کنید که به‌طور مختصر تعریف می‌کند آنها می‌خواهند در زندگی به چه دستاوردی برسند. (اگر فرایند استخدام در سازمان شما مؤثر و کارا باشد، آنگاه ارزش‌های نیروهای تازه‌استخدام با ارزش‌های سازمان همسو خواهند بود.)
پس از این کار، به اهداف سازمان نگاهی بیندازید. چگونه ارزش‌های شخصی و اهداف حرفهای اعضای تیم شما با ارزش‌های سازمان همسو هستند؟ اگر این همسو بودن در آغاز برای شما آشکار نیست، از روش‌هایی مانند «پنج چرا» برای رسیدن به اهداف ریشه‌ای و شخصی افراد استفاده کنید.
وقتی پی بردید چه چیزی برای اعضای تیم شما از همه مهم‌تر است، باید بتوانید توضیح دهید که چگونه اهداف شخصی کارکنان شما با اهداف سازمان همسو هستند. هر زمان که توانستید اجازه دهید اعضای تیم شما اهداف خود را تعیین کنند تا بتوانند در کنار آن، به تحقق اهداف سازمان کمک کنند. این استقلال حس مالکیت و انگیزه برای رسیدن به اهداف را در افراد تقویت می‌کند.
به‌جای تقلید اطاعت کورکورانه از دستورات، مدیران، مسئولان و کارکنان در یک سیستم مدیریت هدفمحور می‌دانند که لازم است چه کاری انجام دهند و چرا. با تشویق به تصمیم‌گیری و قبول مسئولیت در تمام سازمان، افراد می‌توانند مشکلات را به‌نحو هوشمندانه و مستقلانه حل کنند و این امر انگیزه و اثربخشی آنها در کار را افزایش می‌دهد.
هر فرد در سازمان در تعیین اهداف خود نقش دارد. این هدف‌گذاری در رسیدن به اهداف تیم تأثیرگذار است و اهداف تیم به تحقق اهداف بخش شما در سازمان کمک می‌کنند. رسیدن به اهداف هر بخش سازمان، به تحقق اهداف هر واحد تجاری در سازمان کمک می‌کند که آن به نوبه خود در تحقق اهداف کلی سازمانی مؤثر است.
نکته
به یاد داشته باشید که برای انگیزه بخشیدن به افراد کافی نیست که تنها از مدیریت هدفمحور استفاده کنید. در مورد مهارت‌های انگیزه‌بخشی خود بیشتر بیندیشید و آزمون‌هایی را انجام دهید که نشان می‌دهند در چه جنبه‌هایی می‌توانید مهارت انگیزه‌بخشی خود را تقویت کنید.
گام چهارم: ارزیابی و سنجش فرآیند
برای اثربخشی بیشتر لازم است عملکرد هر یک از اعضای تیم خود را در مسیر حرکت به سمت اهداف مورد سنجش و بررسی قرار دهید. سیستم سنجشی که ایجاد می‌کنید لازم است زمان‌‌‌‌محور باشد تا شما بتوانید با مشکلات پیش از آنکه دستیابی به اهداف مهم را در معرض خطر قرار دهند، مواجه شوید.
هیچ هدفی نباید به‌طور فردی و در خفا گرفته شود و همه باید در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت کنند و اگر هدفی در بخشی از سازمان تحقق نیابد، این امر بر تحقق اهداف در همه بخش‌های سازمان اثر منفی خواهد گذاشت.
از سوی دیگر، باید توجه کنید که اهدافی که به خوبی طراحی نشده‌اند، موجب می‌شوند که افراد رفتارهای مخرب از خودشان نشان دهند. برای نمونه، هدف یک مرکز تلفن در یک سازمان این است که همه تماس‌ها را در زیر ۷ دقیقه تمام کند. این هدف ممکن است اعضای تیم را تشویق کند که در زمان هر تماس، با سرعت بیشتری صحبت کنند و در نتیجه از صحبت‌های غیرضروری بپرهیزد.
اما ممکن است کارهای تلفنی مشتریان پیچیده‌‌تر و زمانبر‌‌تر باشند اما مرکز تلفن همچنان سعی کند هر تماس را زیر ۷ دقیقه به پایان برساند تا به هدفش دست یابد. روشن است که این امر باعث نارضایتی مشتریان می‌شود و آنها سعی می‌کنند دوباره تماس بگیرند. در این موقعیت، فرایند بررسی و سنجش اهداف باید شرایط دستیابی به هدف را از نو بررسی کند و هدف را تغییر دهد.
برنامه‌‌‌ای ویژه برای سنجش عملکرد افراد در مسیر رسیدن به هدف تعیین کنید. انجام دادن این کار یک بار در سال کافی نیست و نباید آن را با فرایند تهیه گزارش عملکرد کارکنان یکی کنید. سعی کنید هر سه ماه یک بار یا هر قدر که لازم است جلساتی تشکیل دهید تا درباره عملکرد و فرایند پیشرفت دستیابی به اهداف صحبت کنید.
یک توافق‌نامه عملکرد برای هر یک از اعضای تیم خود بنویسید و مطمئن شوید که آنها درک کرده‌اند که شما چگونه عملکرد آنها را ارزیابی و اندازه‌گیری می‌کنید. در ذهن داشته باشید که مدیریت هدفمحور از اساس یک فرایند مدیریتی است. پس آن را به‌عنوان جایگزینی برای رهبری مطلوب تیم مورد استفاده قرار ندهید. این دو مهارت باید با هم و در کنار هم مورد استفاده قرار بگیرند.
مرحله پنجم: ارزیابی عملکرد و پاداش دادن
مدیریت هدفمحور برای این طراحی شده است که عملکرد افراد در همه سطوح سازمانی را بهبود ببخشد. برای اینکه مطمئن شوید این اتفاق می‌افتد، لازم است سیستم ارزیابی همه‌جانبه‌ای طراحی کنید به همه کارکنان در مورد اهداف آنها و در مورد اهداف سازمان بازخوردهای کلی سازنده بدهد.
به یاد داشته باشید هنگامی که شما این نتایج را در سطح سازمانی ارائه می‌دهید، فرصت پیدا می‌کنید تا دستاوردهای فردی و گروهی را به عملکرد مشترک کل سازمان ربط دهید. در نهایت این همان هدفی است که مدیریت هدفمحور سعی می‌کند به آن برسد و توضیح دهد که اگر این ارتباط را درست برقرار کنید، چگونه باعث افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد افراد در تمام سازمان می‌شود.
لازم است سیستم ارزیابی عملکرد برای هر محیط کاری و هر شرایط بازار قابل اجرا باشد. وقتی اعضای تیم شما به اهداف خود رسیدند، می‌توانید به طرق گوناگون به آنها پاداش بدهید. برای انجام یک کار، حتی گفتن عبارت «ممنونم» می‌تواند بسیار تأثیرگذار باشد. می‌توانید دستاوردهای آنها را برای سایر اعضای گروه برجسته کنید و می‌توانید برای کاری که انجام می‌دهند استراتژی پاداش‌دهی طراحی کنید.
گام ششم: تکرار چرخه
وقتی پنج مرحله نخست را انجام دهید، چرخه دوباره از نو آغاز می‌شود و شما باید اهداف و مقاصد سازمان را از نو بررسی کنید. وقتی اهداف و مقاصد قبلی را مورد بررسی قرار می‌دهید و اهداف و مقاصد جدیدی تعیین می‌کنید، از کارکنان خود در مورد کارهایی که به‌خوبی انجام شده‌اند و کارهایی که می‌توانند بهتر انجام شوند بازخورد بخواهید، عوامل محیطی را در نظر بگیرید و عملکرد سابق تیم خود را مورد توجه قرار دهید.
نکات کلیدی
وقتی کل چرخه مدیریت هدفمحور را به پایان رسانید و عملکردها را مورد ارزیابی و سنجش قرار دادید، سیستمی قدرتمند خواهید داشت که کارکنان شما را مورد حمایت قرار می‌دهد، برای آنها ارزش قائل شده و موجب تشویق آنها برای دستیابی به عملکرد بهتر می‌شود.
برگرفته از MindTools
