منشور تیمی: بهترین سرآغاز برای کار تیمی

15 مهر 1398

آیا تیم شما می‌دانند قرار است به کدام سو بروید؟

در آغاز یک پروژه، با رایزنی و مذاکره در مورد منشور تیمی،‌ پروژه تیمی خود را در مسیر موفقیت قرار می‌دهید.

کار تیمی می‌تواند بسیار خارق‌العاده و جذاب باشد، اگر اعضای تیم بتوانند به‌خوبی با هم کار کنند. اما اگر افراد یک تیم در مسیرهای مختلفی حرکت کنند، تجربه کار تیمی می‌تواند بسیار ناخوشایند باشد.

بدترین چیز این است که بدون جهت‌دهی کافی و شایسته، تیم‌ها ممکن است بر اهداف نادرست تمرکز کرده و نتوانند از منابع به‌خوبی استفاده کنند. حتی ممکن است در اثر درگیری‌هایی که پیشتر قابل پیشگیری بودند، تیم از هم بپاشد و شکست بخورند و گاهی این شکست‌ها عواقب وخیمی برای سازمان‌ها خواهند داشت.

منشور تیمی سندی است که اهداف یک تیم، شیوه انجام کارها و نتایج مورد انتظار آن تیم را تعریف می‌کند. منشور تیمی نقشه راهی است که یک تیم و مسئولان آن در آغاز سفر تیم، آن را تهیه می‌کنند تا بتوانند مطمئن شوند همه افراد درگیر درباره مسیر حرکت اتفاق نظر دارند. همچنین این نقشه می‌تواند در مواقع حساس و پرخطر،‌ مسیر درست را به افراد تیم نشان دهد.

برای اینکه تیم‌ها در مسیر درستی حرکت کنند، منشور تیمی باید هنگامی که تیم شکل می‌گیرد تهیه شود. این کار کمک می‌کند که هر کسی بتواند در آغاز کار بر اقدامات درست تمرکز کند. اما تهیه و تنظیم منشور تیمی می‌تواند در مواقعی که یک تیم دچار مشکل می‌شود و افراد آن نیاز دارند «تصویر بزرگ» را از نو ببینند نیز مفید باشد.

نکته

در آغاز یک پروژه نیروی محرکه و شوق و اشتیاق بسیاری وجود دارد و افراد مشتاق هستند به‌سرعت کار را آغاز کنند. در این مرحله افراد وسوسه می‌شوند پروژه را به کاری پربار و مثمر ثمر تبدیل کنند.

اما شکست در برنامه‌ریزی، در واقع برنامه‌ریزی شکست است، زیرا شکست در تعیین اهداف روشن و واضح است. زمان صرف‌شده برای رسیدن به توافق در مورد منشور تیمی، اصلاً زمان تلف‌‌شده محسوب نمی‌شود. بلکه ضرورت و سود این کار در فرایند پیشرفت پروژه آشکار خواهد شد. به‌ویژه اینکه تنظیم منشور تیمی فرایند برنامه‌ریزی، حرکت و اجرا را سرعت می‌بخشد و این بدان معناست که یک تیم بسیار سریع‌تر به کارآیی لازم خود می‌رسد.

قالب خاص منشور تیمی، در هر موقعیتی و در هر تیمی متفاوت است. اگرچه منشور تیمی را می‌توان در قالب‌های مختلفی پیدا کرد، اما ارزش یک منشور تیمی براساس میزان توجهی که به عناصر مختلف آن می‌شود و به توافق رسیدن بر سر آنها تعیین می‌شود.

عوامل زیر را در مورد تیم خود بررسی کنید.

  1. پس‌زمینه
  2. مأموریت و اهداف
  3. ترکیب تیم و نقش‌ها
  4. اختیارات و محدودیت‌ها
  5. منابع و پشتیبانی
  6. عملیات
  7. مذاکره و توافق

پس‌زمینه

این بخش مقدمه منشور تیمی است و تعیین می‌کند چرا یک تیم تشکیل شده است، می‌خواهد چه مشکلی را برطرف کند، تا چه اندازه این مشکل در چارچوب اهداف سازمان قرار دارد و عواقب برطرف نشدن این مشکل چیست.

  • تیم به چه مسئله‌‌ای می‌پردازد؟
  • چه نتیجه‌‌ای از کار تیمی مورد انتظار است؟
  • چرا این کار مهم است؟

مثال

برای افزایش انسجام بین واحدهای یک شرکت تجاری چندملیتی در کشورهای مختلف، یک تیم کاری ایجاد شده است. فقدان طولانی‌مدت مشارکت و انسجام بین واحدهای تجاری در کشورهای مختلف به این معناست که آنها درنهایت به جایی رسیده‌اند که هر یک، نمونه محصولات متفاوتی از بخش‌های مختلف سازمان را می‌فروشند.

این امر باعث شده است از نظر تولید توانایی شرکت برای دستیابی به موفقیت اقتصادی کاهش یابد. همچنین این امر موجب شده است بودجه بخش تحقیق و توسعه در حوزه‌های مختلف تجاری که بیش از حد متنوع هستند هدر برود. این دلایل باعث شده‌اند شرکت از رقبای خود عقب بماند.

مأموریت و اهداف

این بخش در قلب منشور قرار دارد. با تعریف مأموریت،‌ اعضای تیم خواهند دانست که باید به چه چیزی دست پیدا کنند. بدون مأموریتی روشن و شفاف، افراد ممکن است به‌سادگی منحرف شوند و به‌طور جداگانه و مستقل و گاهی بدون هیچ توجهی به اهداف تیمی به دنبال اهداف شخصی خود بروند.

مثال

مأموریت این تیم این است که برنامه‌ای طراحی کند که پیوستگی بین واحدهای تجاری در کشورهای مختلف را افزایش دهد، به طوری که در طی سه سال آنها بتوانند بر سر فروش دسته خاصی از محصولات توافق کنند.

مرحله بعدی این است که بر مأموریت تیم تمرکز کرده و آن را به اهداف قابل اندازه‌گیری تبدیل کنید. اینها اهداف کلیدی و نقاط عطفی هستند که تیم را در مسیر خود پیش می‌برند.

وقتی اهداف و مقاصد را می‌نویسید، سعی کنید از چارچوب اسمارت (SMART) (اسمارت اغلب مخفف پنج صفت خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی دانسته می‌شود) استفاده کنید. نکته مهم در اینجا این است که باید مطمئن شوید هر هدفی قابل اندازه‌گیری باشد تا بتوانید موفقیت را مورد نظارت قرار دهید.

مثال اهداف:

  • مصاحبه با مدیران شرکت در هر کشور و مدیران تولید برای شناسایی اینکه آنها فکر می‌کنند چرا کشورهای مختلف نمی‌توانند با هم کار کنند. این بررسی باید تا ۳۱ خرداد تکمیل و به مدیر عامل ارائه شود.
  • تهیه نخستین نسخه طرح پیشنهادی و تحویل آن به مدیرعامل تا ۱۵ تیر.
  • بازنگری و اصلاح طرح‌ پیشنهادی و ارائه آن به مدیران منطقه‌‌ای در جلسه ۲۵ تیر.
  • ارائه برنامه مالی به مدیرعامل تا ۱۵ مرداد.

ترکیب تیم و نقش‌ها

تیم‌ها زمانی مؤثرتر عمل خواهند کرد که:

  • اعضای داشته باشند که مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز برای انجام کار را دارا باشند.
  • اعضای تیم بتوانند تجربه و رویکردهایی برآمده از پس‌زمینه‌های شغلی مختلف را به تیم ارائه دهند.
  • تیم اعضای کافی برای انجام مسئولیت‌ها را داشته باشد، اما افراد بیش از حد زیادی درگیر انجام مذاکرات و گفتگوها نباشند. (۷ نفر عدد ایده‌آلی است.)
  • اعضای تیم اطلاعاتی در مورد واحدها، بخش‌ها، عملیات و سایر دسته‌بندی‌های سهامداران (در صورت امکان شامل مشتریان تیم و مدیران ارشد) در اختیار داشته باشند.

به مأموریت و اهداف تیم نگاهی بیندازید تا بتوانید تعیین کنید چه کسی در تیم مسئول بررسی و نظارت بر دستیابی به اهداف است.

وقتی معلوم شد چه کسی را باید در تیم خود قرار دهید، پس از آن لازم است بررسی کنید هر کسی چه کاری می‌تواند انجام دهد تا مأموریت سازمان به مرحله عمل در بیاید. شاید به نظر برسد این کار در آغاز شکل‌گیری تیم بیش از اندازه جدی گرفته شده است، اما خواهید دید که این کار به شما کمک خواهد کرد بتوانید:

  • اعضای تیم را با نقش‌های مورد نظر تطبیق دهید.
  • خلاءهای مهارتی و توانمندی‌هایی را که لازم است تیم برای رسیدن به اهدافش داشته باشد تشخیص دهید.

بهترین راه برای انجام این کار این است که فهرستی از اعضای تیم تهیه کنید و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک را تعریف کنید.

  • چه کسی رهبر تیم خواهد بود؟
  • چه کسی مسئول ارتباط و پیوند تیم شما با سهامداران خواهد بود؟
  • چه کسی مسئول چه وظایف و نتایجی است؟

مثال

گروه مورد بحث از نمایندگان ارشد ۴ ناحیه جهانی شرکت، بخش منابع انسانی، بخش سیستم‌های اطلاعاتی، کمیته ساختاری سازمانی و تیم مالی تشکیل شده است. مهارت‌ها و دانش‌هایی که افراد این گروه دارا هستند،‌ تیم را قادر می‌سازند مسائل مربوط به هر کشور را به‌خوبی دریابند و راه حل‌هایی برای مشکلات مهم طراحی کند.

جان نقش رهبر تیم را بر عهده می‌گیرد. در این نقش مسئولیت‌های وی موارد زیر هستند:

  • باید کاری کند که همه از منشور تیمی اطاعت کنند.
  • فعالیت‌های تیم و مقاصد آن را هر روز مدیریت کند.
  • بودجه را مدیریت کند.
  • پشتیبانی، حمایت و کمک لازم را برای تک‌تک اعضای تیم فراهم کند.
  • به‌صورت هفتگی برای مدیر عامل گزارش وضعیت تهیه کند.

اختیارات و توانمندسازی

وقتی نقش‌ها تعریف شدند، لازم است بررسی کنید که اعضای تیم شما برای تحقق مأموریت خود چه کاری می‌توانند و چه کار نمی‌توانند انجام دهند:

  • اعضای تیم باید چقدر زمان برای مأموریت تیم اختصاص دهند و چه کارهایی و فعالیت‌هایی نسبت به سایر فعالیت‌ها اولویت بیشتری دارد؟
  • اعضای تیم چگونه باید تعارض بین کار روزانه و کار خود در این تیم را برطرف کنند؟
  • چه بودجه‌‌ای در اختیار تیم قرار دارد و زمان و پول چقدر است؟
  • آیا تیم می‌تواند اعضای جدیدی استخدام کند؟
  • تیم چه کارهایی را می‌تواند انجام دهد و چه کارهایی را نمی‌تواند انجام دهد و برای چه کارهایی لازم است از پیش مجوز بگیرد؟

مثال

جان به‌عنوان رهبر تیم، مدیریت و هدایت کار تیم را برعهده دارد و اعضای تیم به‌طور تمام وقت برای دوره زمانی خاصی به این پروژه اختصاص داده شده‌اند.

منابع و پشتیبانی‌های در دسترس

در این بخش منابع در دسترس تیم را برای دستیابی به اهدافش فهرست کنید. این منابع شامل بودجه‌ها، زمان، تجهیزات و افراد می‌شوند. همراه با ارزیابی عملکرد، لازم است تغییرات منابع مورد نیاز به‌طور مرتب مورد بررسی و نظارت قرار گیرد.

در کنار این باید راهنمایی‌های آموزشی در اختیار اعضای تیم را فهرست کنید که به آنها کمک می‌کند کار خود را به بهترین شیوه انجام دهند.

مثال

بودجه ۷۵۰۰۰ دلاری برای سفر‌ها و مخارج عمومی در نظر گرفته شده است. این بودجه برای سفر دو تن از اعضای تیم برای مصاحبه با مدیران ارشد در کشورهای مهم و همچنین سایر مصاحبه‌هایی که از طریق تلکنفرانس انجام می‌شوند در نظر گرفته شده است.

مدیرعامل هر دوشنبه ساعت چهارونیم بعدازظهر با جان ملاقات می‌کند تا در جریان آخرین اطلاعات قرار بگیرد و راهنمایی و پشتیبانی لازم را برای او فراهم کند.

عملیات

این بخش نشان می‌دهد که تیم چگونه کارهای روزانه خود را انجام می‌دهد. این بخش می‌تواند بسیار دقیق و باجزئیات باشد یا کلی و خلاصه. بسته به موقعیت ممکن است برای یک تیم بلند‌مدت،‌این بخش جامع و پر از جزئیات باشد یا اگر قرار است طول عمر تیم کوتاه باشد، محدود به فهرست چند نکته باشد.

مثال

جلسات تیمی

  • نخستین جلسه تیمی شنبه ۲۸ اردیبهشت در ساعت ۲ بعدازظهر برگزار خواهد شد.

  • تیم هر شنبه بعدازظهر از ساعت دو تا سه‌ونیم در تمام طول زمانی که روی پروژه کار می‌کنند جلسه تشکیل می‌دهند.

  • هر کس باید یک گزارش وضعیت مختصر از کاری که روی پروژه انجام می‌دهد ارائه کند.

  • اگر یک عضو نتواند در این جلسه شرکت کند، باید به رهبر تیم اطلاع بدهد و کس دیگری را تعیین کند تا در مورد وضعیت کارش گزارش بدهد و انتظارات و کارهای جدید را به وی منتقل کند.

  • خلاصه‌‌ هر جلسه توسط یکی از اعضا تهیه و تا صبح روز بعد از جلسه، به همه اعضای تیم فرستاده می‌شود.

مذاکره و توافق

یک منشور تیمی خوب به‌طور طبیعی در جریان مذاکره تهیه می‌شود. مشتریان تیم،‌ پس‌زمینه و مأموریت را تعیین می‌کنند. اما اهداف، ساختار و ترکیب‌بندی تیم، نقش‌ها و محدودیت‌ها و منابع در بهترین حالت از طریق مذاکره بین مدیران ارشد، رهبر تیم، خود تیم و سایر سهامداران تهیه می‌شوند.

نکته

ما در اینجا از اصطلاح مذاکره استفاده می‌کنیم، اگرچه ممکن است چندان به‌جا نباشد. در این مرحله ۳ نکته برای موفقیت ضروری هستند:

  • صحبت با تیم و رهبر تیم برای اینکه مطمئن شویم مأموریت و منشور تیمی معتبر و موثق است.
  • مذاکره شفاف بین حامیان مالی و رهبر تیم برای اینکه مطمئن شویم مأموریت قابل دستیابی است و منابع کافی در اختیار آن گذاشته شده است.
  • پشتیبانی از حامی مالی برای اینکه مطمئن شویم منابع واقعاً در دسترس هستند.

اگرچه این توافق‌ها، مذاکره‌های صوری بین رئیسان وزیردستان به نظر می‌رسد، مذاکره واقعی به شیوه‌های بسیار زیادی رخ می‌دهد. اما در هر حال، لازم است که در نهایت تیم باور کند که می‌تواند به مأموریت خود دست یابد و مأموریت آن قابل دستیابی است و به دستیابی به آن متعهد شود.

در پایان باید منشور تیمی تصویب شود. اینجا است که همه اعضای تیم منشور تیمی را امضا می‌کنند و به اصولی که در آن آمده و نقش‌ها و مسئولیت‌هایی که در آن مفصل توضیح داده شده‌اند متعهد می‌شوند.

این رویکردی نمادین است که باعث ایجاد تعهد کامل به مأموریت و اهداف تیم می‌شود. این کار همچنین کمک می‌کند هر یک از اعضای تیم به دیگری و به سازمان احساس مسئولیت کند.

نکات کلیدی

در آغاز یک پروژه، شما با رایزنی و مذاکره در مورد منشور تیمی،‌ پروژه تیم خود را در مسیر موفقیت قرار می‌دهید. باید کاری کنید که همه درک کنند چرا لازم است این پروژه اجرا شود، همه بدانند اهداف چه هستند، موفقیت آنها چگونه ارزیابی می‌شود و معیارهای موفقیت آنها چه هستند. همچنین لازم است همه بدانند چه کسی چه کاری باید انجام بدهد و چه منابعی در اختیار دارد.

افزون بر این با ارائه یک منشور تیمی روشن و شفاف،‌ همه طرف‌های درگیر می‌توانند پروژه را به‌گونه‌ای شکل دهند که شانس زیادی برای موفقیت داشته باشد. سپس آنها می‌توانند صمیمانه برای موفقیت یک پروژه متعهد شوند.

ارائه منشور تیمی همچنین می‌تواند به‌عنوان راهی برای به نظم کشیدن یک تیم ناکارآمد مفید باشد. می‌توان در منشور تیمی،‌ اهداف را تعیین کرد، مقاصد را ساختاربندی کرد و بر سر آنها به توافق رسید، نقش‌ها را با هم همسو کرد و منابع را از نو اختصاص داد.

درنهایت پس از مذاکره‌ای عادلانه، می‌توان از افراد انتظار داشت به منشور تیمی متعهد شوند و می‌توان به کمک آن، تیم را به‌خوبی مدیریت کرد.

برگرفته از MindTools

واژه‌‌نامه

Project charter

منشور پروژه

به سندی اطلاق می‌شود که آغازگر یا حامی پروژه صادر می‌کند و بر پایه آن، پروژه رسمیت می‌یابد. براساس منشور پروژه، مدیر پروژه اختیار پیدا می‌کند تا منابع موجود را برای فعالیت‌های پروژه تخصیص داده و به کار گیرد. تفصیل و اندازه منشور پروژه متناسب با ابعاد و پیچیدگی پروژه و همچنین اطلاعات موجود در آغاز برنامه‌ریزی برای پروژه متفاوت است. با این حال منشور پروژه باید مرزها و حدود اصلی پروژه را تعریف و مشخص کند. اعضای گروه پروژه از منشور پروژه به عنوان نقطه آغازین برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌کنند.

Team Charter

منشور تیمی

سندی که اهداف، ‌روش‌ها و وظایف اعضای یک تیم را تعیین می‌کند.


با توجه به رویکردهای نوین در جهان امروز و افزایش رقابت در صنایع مختلف، زمان آن رسیده که از نیروی انسانی تعریف دیگری داشته باشیم و می‌توان، از دیگر عوامل سازمانی همچون سرمایه و غیره، اولویت بالاتری دارد بلکه خود تعیین کننده اثر گذاری و چگونگی بهره برداری از عوامل مذکور می‌باشد.

We use cookies to improve our website. Cookies used for the essential operation of this site have already been set. For more information visit our Cookie policy. I accept cookies from this site. Agree