مهارت‌های ارتباطی لازم برای موفقیت شغلی

15 مهر 1398

چگونه ارتباط مؤثر برقرار کنید؟

همه کارکنان باید بدانند چگونه پیام‌های خود را رودررو یا از طریق تلفن، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی به صورت مؤثر منتقل کنند.

توانایی ارتباط مؤثر با سرپرستان، همکاران و کارکنان در هر صنعتی که به آن مشغول هستید، مهارتی اساسی محسوب می‌شود. در عصر دیجیتال همه کارکنان باید بدانند چگونه پیام‌های خود را رودررو یا از طریق تلفن، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی به صورت مؤثر منتقل کنند.

داشتن مهارت‌های ارتباط مؤثر به شما در پیدا کردن شغل، ترفیع گرفتن و در کل موفقیت در مسیر شغلی کمک می‌کند.

اگر می‌خواهید هنگام استخدام در رقابت با دیگر داوطلبان پیروز شوید، این ۱۰ مهارت ارتباطی را بخوانید که مدیران استخدام دوست دارند در رزومه و نامه پوششی رزومه شما ببینند. این مهارت‌ها را در خود برجسته کرده، در طی مصاحبه شغلی به آنها اشاره کنید و به کمک آنها تأثیر اولیه بسیار خوبی بر مصاحبه‌کننده بگذارید.

وقتی استخدام شدید، همچنان به توسعه این مهارت‌ها بپردازید و به کمک آنها رئیس، همکاران و مشتریان را تحت تأثیر قرار دهید.

  • شنیدن فعال

شنونده خوب بودن، یکی از بهترین راه‌هایی است که می‌توانید به کمک آن ارتباط مؤثر برقرار کنید. هیچ کس دوست ندارد به کسی که تنها می‌خواهد کار خود را راه بیندازد و زمانی برای گوش دادن به حرف دیگران ندارد، ارتباط برقرار کنند.

اگر شنونده خوبی نیستید، احتمالاً دشوار خواهد بود که درک کنید چه کاری از شما خواسته شده است. زمان کافی اختصاص دهید تا مهارت‌های شنیدن فعال را تمرین کنید.

شنیدن فعال شامل توجه دقیق به چیزی که دیگران می‌گویند، پرسیدن ‌سؤال‌هایی برای روشن شدن مطلب و تکرار سخن فرد مقابل به شیوه جدید است برای اینکه اطمینان حاصل کنید حرف او را فهمیده‌اید، مثل جمله «پس شما می‌فرمایید که ...».

از طریق شنیدن فعال می‌توانید بهتر درک کنید دیگران سعی دارند چه بگویند و در نتیجه می‌توانید به شیوه مناسب و به اقتضای شرایط واکنش نشان دهید.

  • ارتباط غیرکلامی

زبان بدن، ارتباطی چشمی، حالت دست‌ها و لحن صدای شما همه به پیامی که سعی دارید منتقل کنید رنگ و بو می‌بخشند. موضع آرام و گشوده (با دست‌های گشوده و پاهای آرام) و لحن صدای دوستانه باعث می‌شوند شما در ظاهر فردی قابل اعتماد برای گفتگو باشید و این امر،‌ دیگران را تشویق می‌کند به‌راحتی با شما صحبت کنند.

ارتباط چشمی نیز مهم است. باید در چشم فرد نگاه کنید تا نشان دهید به وی و حرف‌‌هایش توجه و تمرکز کافی دارید. اما مراقب باشید به افراد خیره نشوید، زیرا باعث می‌شود احساس ناخوشایندی به آنها دست دهد.

همچنین به علائم غیرکلامی در رفتار دیگران هنگام صحبت کردن توجه کنید. اغلب علائم غیرکلامی نشان می‌دهند که فرد واقعاً چه احساسی دارد. مثلاً اگر فرد مستقیماً به چشم شما نگاه نمی‌کند، احتمالاً ناراحت است یا حقیقت را مخفی می‌کند.

  • شفاف‌سازی و نتیجه‌گیری

ارتباط کلامی مطلوب به این معناست که شما به اندازه کافی صحبت کنید، نه بیش از حد، نه کمتر از حد لازم. سعی کنید پیام خود را با حداقل کلمات منتقل کنید. حرف خود را به‌روشنی و مستقیم بیان کنید، ‌چه هنگام گفتگوی رودررو، چه پای تلفن یا از طریق ایمیل.

اگر پرگویی کنید، شنونده یا دیگر به حرف شما گوش نخواهد داد یا نمی‌تواند بفهمد که شما دقیقاً چه چیزی می‌خواهید بگویید.

نکته

درباره چیزی که می‌خواهید بگویید، پیش از گفتن آن بیندیشید. این کار به شما کمک می‌کند تا از حرف زدن بیش از اندازه یا گیج کردن مخاطب خود بپرهیزید.

  • رفتار دوستانه

با لحن صدای دوستانه، صحبت راجع به خود فرد و لبخند زدن، شما همکاران خود را تشویق می‌کنید تا در تعاملی صادقانه و راحت با شما قرار بگیرند. مهم است که در تمام روابط کاری مؤدب و مهربان باشید. این امر در روابط رودررو و در ارتباطات نوشتاری نیز مهم است.

هرگاه توانستید، سعی کنید ایمیل‌های خود را به همکاران یا کارکنان شخصی‌سازی کنید. جمله کوتاهی مانند «امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید!» در آغاز یک ایمیل می‌تواند پیام را شخصی‌سازی کند و حس قدردانی طرف مقابل را برانگیزد.

  • اعتماد به نفس

لازم است در تعاملات خود با دیگران اعتماد به نفس داشته باشید. اعتماد به نفس شما به همکاران‌تان نشان می‌دهد به چیزی که می‌گوید باور دارید و در نتیجه آنها حرف شما را جدی خواهند گرفت.

نشان دادن اعتماد به نفس می‌تواند به‌سادگی برقرار کردن ارتباط چشمی یا استفاده از لحن محکم اما دوستانه باشد. سعی کنید جملات شما حالت پرسشی نداشته باشند. البته باید مراقب باشید که خشن یا مغرور به نظر نرسید. همیشه با دقت و همدلی به سخنان فرد مقابل گوش بدهید.

  • همدلی

استفاده از جملات ساده‌ای مانند «بنده متوجه هستم شما چه می‌گویید.» نشان می‌دهد که به سخنان فرد مقابل به‌دقت گوش می‌دهید و به باور‌های آنها احترام می‌گذارید.

نکته

حتی هنگامی که با کارفرما، همکار یا یکی از کارکنان خود مخالف هستید، مهم است که دیدگاه آنها را درک کنید و به آن احترام بگذارید.

  • ذهن گشوده

فردی که می‌خواهد ارتباطی مؤثر و مفید ایجاد کند، باید با ذهنی گشوده و منعطف به رابطه وارد شود. با گشودگی به سخنان فرد مقابل گوش بدهید و سعی کنید دیدگاه وی را درک کنید. سعی نکنید فقط حرف خود را بزنید. اگر سعی کنید حتی با کسانی که با آنها مخالف هستید وارد دیالوگی دوسویه شوید، می‌توانید ارتباطات صادقانه و ثمربخش‌تری ایجاد کنید.

  • احترام

اگر برای دیگران و دیدگاه‌های آنها احترام قائل باشید، آنها با ذهن گشوده‌تری در تعامل با شما قرار می‌گیرند. کنش‌های ساده‌ای مانند گفتن نام فرد، برقراری ارتباط چشمی و به کارگیری مهارت شنیدن فعال هنگامی که فردی در حال صحبت کردن است، باعث می‌شوند فرد مقابل احساس کند شما او را درک می‌کنید.

پای تلفن از صحبت‌های بی‌ربط بپرهیزید و سعی کنید چیزی حواس شما را پرت نکند و بر گفتگو تمرکز کنید. هنگام نوشتن ایمیل زمان کافی بگذارید و پیام خود را ویرایش کنید. به این ترتیب احترام خود نسبت به فرد مقابل را نشان می‌دهید. اگر متنی بی‌دقت در ایمیل خود بنویسید که فرد را سردرگم ‌کند، گیرنده پیام فکر خواهد کرد که شما به اندازه کافی به او احترام نمی‌گذارید و برای ارتباط با او وقت و انرژی کافی صرف نمی‌کنید.

  • بازخورد

توانایی دریافت و ارائه بازخورد‌های مفید، یکی از مهارت‌های ارتباطی مهم است. مدیران و سرپرستان باید به‌صورت مستمر به دنبال راه‌هایی باشند تا بتوانند به کارکنان خود بازخورد‌های سازنده ارائه دهند، چه از طریق ایمیل، چه از طریق تلفن یا یادداشت‌های هفتگی.

نکته

ارائه بازخورد شامل تحسین کردن نیز هست. گاهی اوقات عبارت ساده‌ای مانند «بسیار عالی!» یا «خیلی ممنون از زحمتی که کشیدید!» می‌تواند در افزایش انگیزه کارکنان یا همکاران تأثیر بسزایی داشته باشد.

به همین ترتیب شما باید بتوانید بازخوردها را بپذیرید و حتی دیگران را تشویق کنید به شما بازخورد بدهند. به بازخوردهایی که به شما داده می‌شود با دقت گوش دهید و اگر در مورد موضوعی مطمئن نیستید، پرسش‌هایی برای روشن شدن موضوع مطرح کنید. سپس سعی کنید بازخوردها را اجرا کنید.

  • استفاده از رسانه‌ مناسب

یکی از مهارت‌های ارتباطی مهم این است که بدانید چه ابزاری را باید برای ارتباط مورد استفاده قرار دهید. مثلاً برخی تعاملات و گفتگوهای مهم مانند اخراج کردن، استعفاء دادن و تغییر دادن مبلغ دستمزد اغلب بهتر است به شیوه رودررو انجام شوند.

همچنین باید درباره فردی که می‌خواهید با او صحبت کنید بیندیشید. آیا او فردی پرمشغله است؟ (شاید مثلاً رئیس شما) در این صورت بهتر است پیام خود را از طریق ایمیل منتقل کنید.

افراد از اینکه شما ابزار ارتباطی خود را با دقت انتخاب کنید و به وقت و مشغله آنها احترام بگذارید قدردانی می‌کنند و احتمال بیشتری وجود دارد که به درخواست شما پاسخ مثبت بدهند.

نکات کلیدی

مهارت‌های ارتباطی اساسی برای هر شغلی عبارت‌اند از:

  • گوش دادن فعال
  • رفتار دوستانه
  • ذهن گشوده
  • بازخورد
  • اعتماد به نفس
  • ارتباطات غیرکلامی

برگرفته از TheBalance


با توجه به رویکردهای نوین در جهان امروز و افزایش رقابت در صنایع مختلف، زمان آن رسیده که از نیروی انسانی تعریف دیگری داشته باشیم و می‌توان، از دیگر عوامل سازمانی همچون سرمایه و غیره، اولویت بالاتری دارد بلکه خود تعیین کننده اثر گذاری و چگونگی بهره برداری از عوامل مذکور می‌باشد.

We use cookies to improve our website. Cookies used for the essential operation of this site have already been set. For more information visit our Cookie policy. I accept cookies from this site. Agree